Как не попасться на удочку заказчика и избежать штрафов. Особенности составления договора на клининговые услуги.
Клининговая компания — подрядчик, на котором можно сэкономить и в случае необходимости легко заменить.
Зачастую Заказчику важней цена, чем качество услуги, а демпинг и острый дефицит линейного персонала способствуют настойчивости снижения цены договора.
Заказчик старается включить в договор отсрочку платежей до 60 дней.
Условия договоров крупных клиентов выворачивают руки, пестрят неадекватными штрафами и удобными Заказчику условиями для снижения стоимости.
Приведём конкретный пример договора, содержащего подводные камни для клининговой компании.
Как вам пункт из одного договора, предложенного заказчиком?
«Стороны договорились, что в случае выявления Заказчиком либо третьими лицами хищения (в том числе предотвращенных сотрудниками Заказчика попыток хищения) представителями Исполнителя любого имущества Заказчика, Исполнитель обязуется в кратчайшие сроки (не более 5 (пяти) дней с даты направления Заказчиком уведомления) возместить Заказчику все причиненные убытки, а также выплатить штрафную неустойку в размере семикратной стоимости похищенного имущества (либо имущества, попытка хищения которого предотвращена). Стороны подтверждают право Заказчика в одностороннем внесудебном порядке удержать подлежащую оплате Исполнителем сумму денежных средств из суммы задолженности Заказчика перед Исполнителем по оплате Услуг».
В 7 раз! Это на каком таком основании? А действия в одностороннем порядке? А доказательная база попытки хищения?
При этом клининговые компании пытаются сохранять позиции и взять клиента любой ценой. Как раз в таких условиях, когда договоры низко маржинальные, а проблемы с персоналом все масштабней, нужно с пристальным вниманием относиться к договорам и прописанным в них обязательствам.
В противном случае, на первый взгляд «вкусные» контракты могут стать убыточными.
Разберем некоторые ошибки, которые допускают компании в договорах, грозящие серьезными штрафами от Заказчика или дополнительными затратами:
1. Указаны заведомо невыполнимые сроки устранения замечаний по уборке
10 минут — время, которое было в договоре у одной клининговый компании.
Десять минут, чтобы увидеть в чате сообщение с замечанием от Заказчика, донести до непосредственного исполнителя, исполнителю быстро отреагировать, бросив текущие обязанности дойти до нужного места, убрать и отчитаться об устранении. Иначе — штраф. Понятно, что компании стоило невероятных усилий и нервов соответствовать этому пункту договора.
При этом Заказчик периодически целенаправленно устраивал для них ловушки, где-то в неприметном месте оставляя мусор в конце смены клининга.
Когда подобные условия прописаны в договоре, у недобросовестных заказчиков есть инструменты для существенного снижения ежемесячного платежа за услуги и они этим пользуются.
Это касается и сроков предоставления замены персонала. Поэтому, если понимаете, что эти условия для вас сложно выполнимы, не стоит их принимать.
Безусловно, можно обеспечить исполнение самых жестких требований и сроков, вопрос цены, готов ли заказчик за это платить и оценки своих компетенций и возможностей.
Например, сейчас на рынке уже есть решения, позволяющие автоматизировать и ускорить работу с заявками и замечаниями клиентов.
2. Четко не прописаны условия расторжения договора или эти условия очень не выгодны клининговый компании
Важным условием договора является возможность каждой из сторон отказаться/частично отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке, уведомив об этом другую сторону в письменном виде. И есть большая разница в том, какой срок уведомления будет указан, 30 или 90 дней до предполагаемой даты расторжения договора. А если подобного пункта вообще нет, если заказчик не пойдет вам навстречу, договор досрочно можно будет расторгнуть только через суд.
В случае, приведенном выше, как раз был установлен срок уведомления — 90 дней. И та бедная компания, уразумев, что влипла с этими 10-ти минутными штрафами, вынуждена была в таких условиях работать три месяца перед тем, как смогла расторгнуть договор и убежать с этого объекта.
3. Не прописан в договоре порядок приемки работ
Кто будет проверять? С какой периодичностью? Какие условия устранения замечаний? Где они фиксируются? Сейчас есть договоры, например, с оценкой по чек-листу, а есть - по анкетам качества. Эти методы существенно разнятся.
Приемка работ — это один из самых важных пунктов договора.
На этом этапе часто возникают сложности, особенно на объектах с большой проходимостью. Здесь чистота - понятие субъективное. И кто-то из заказчиков это понимает, а кто-то - нет.
Например, при проверке уборки санузла в торговом центре, если прийти через 10 минут после проведенных работ, может сложиться впечатление, что там вообще не убирали.
В данном случае правильней будет проверить качество сразу после ее выполнения.
Следует четко прописать в договоре время и периодичность проверки уборки по различным типам помещений.
4. Не указаны в договоре критерии оценки качества
В клининге, как и в любой другой услуге, есть нормативные документы, регламентирующие деятельность: ГОСТы, СанПины и прочие. Там указаны требования к организации работ на отдельных типах помещений и критерии качества. Обращайте внимание, какие нормативные документы указаны в договоре и насколько это обосновано.
У нас был случай, когда заказчик при уборке обычных офисных помещений требовал соблюдения нормативов по уборке и дезинфекции как в медучреждении. И хотя это не было закреплено в договоре, нам все равно пришлось долго отстаивать и аргументировать необоснованность таких желаний заказчика.
5. Отсутствие или формально оформленная технологическая/маршрутная карта объекта
Правильно оформленная Технологическая карта, отражающая метод уборки, алгоритм и маршрут выполнения работ, согласованная с Заказчиком, может защитить вас от необоснованных претензий. Например, замечания по неубранным в среду поверхностям, которые должны по графику быть убраны в четверг.
Еще очень важно, чтобы все изменения данных документов, которые происходят по инициативе заказчика, оформлялись в письменном виде в формате деловой переписки.
Был у нас случай, когда представитель Заказчика каждую неделю менял периодичность или последовательность работ, а потом сам предъявлял претензии, забывая, что это были его решения. Изменить эту ситуацию помог перевод всех пожеланий Заказчика в формат официальной коммуникации в корпоративной почте и утверждение документально всех новых условий.
6. Допущение изменений условий договора по инициативе заказчика на словах, не прописывая их в договоре
Даже если у вас прекрасные отношения с представителем Заказчика и изменения будут в вашу пользу, лучше официально подписать дополнительное соглашение к договору. Через некоторое время его могут перевести в другой филиал или уволить, и новый руководитель может не понять, почему ваша деятельность отличается от утвержденной в договоре.
7. Заключение договора с космическими суммами штрафных санкций
Даже если вам очень хочется получить данный контракт, ведите переговоры, представляйте протокол разногласий и отстаивайте свои условия. Заказчики, даже самые крупные, часто готовы пойти навстречу и некоторые условия изменить.
А если он не согласен, сто раз подумайте, стоит ли заключать договор, тратить свое время и ресурсы, отдавая себе отчет в возможности серьёзных последствий.
8. Всегда указывать в договорах количество персонала, задействованного в уборке
Если нет принципиального на то требования заказчика, то лучше не указывать. Возможно, со временем вы сможете найти способы без потери качества оптимизировать штат, но если количество указанно в договоре, то это сокращение может стать ненадлежащим оказанием услуг и повлечет уменьшение оплаты за услуги.
В завершение еще несколько общих советов по составлению договоров с Заказчиком:
1. Предоставляйте для заключения клиентам свой договор, не типовой, скачанный из интернета, а ваш, проработанный с юристом, защищающим ваши права и интересы
2. Старайтесь стоимость предоставляемых товаров и услуг, количество которых сложно прогнозировать (например, расходные материалы для санузлов, вывоз снега и т.д.), выносить отдельно за стоимость основной суммы договора с оплатой по факту. Если Заказчик не соглашается, то постарайтесь включать в основную стоимость конкретное количество, а при превышении предусмотренных объёмов разницу заказчик оплачивает дополнительно.
3. Проверяйте полномочия лиц, которые подписывают договор и акты выполненных работ. Это очень важно, если дойдет дело до судебных разбирательств.
4. Не нужно забывать, что у заказчика тоже есть обязательства. Прописывайте требования по обеспечению помещением для клинерской, коммунальными ресурсами, своевременной приемки работ и прочие.
Ольга Кравченко,
руководитель клининговой компании «ЧистоДел», школы клининга Ольги Кравченко,
сооснователь Всероссийского отраслевого клуба клининговых компаний CleanUpClub”
Комментарии
Похожие новости
Франшиза в клининге УК Современные технологии, возможности и перспективы.
Технологические франшизы — один из самых быстрорастущих сегментов рынка, объединяющий инновации и проверенные бизнес-модели. В условиях цифровизации и автоматизации спрос на такие решения растет, открывая новые возможности для предпринимателей. Выступление на Форуме Один день из жизни города Захара Субботина, Управляющий директор УК "Современные технологии" направление клининг.
Эффективный стандарт рождается только в диалоге. Наука дает доказательную базу, практика приземляет идеи до работающих решений.
Диалог между научным работником и разработчиком Профессиональных стандартов и ГОСТ Зворыкиной Татьяной Ивановной, Председатель ТК 346 «Бытовое обслуживание населения» д. э. н., профессор, академик РАЕН и практиком, Тимофеевым Романом, Экспертом в области гостиничного сервиса и аутсорсинга в HoReCa, Основателем и CEO аутсорсинговой компании «Импара» (Москва, СПб, Краснодар, Сочи), Основателем Академии сервис-персонала «Импара», Председатель Союза развития и поддержки предпринимательства «РОСТ» (г. Санкт-Петербург).
О разработке профессиональных стандартов в индустрии чистоты.
1. Обсуждение актуальности стандартов
2. Разрыв между теорией и практикой
3. Внедрение инноваций
4. Бизнес и государство
5. Обратная связь от «поля»: Ножками нужно ходить: ваши черновики стандартов иногда слишком академичны.
6. Итог: каким должен быть идеальный стандарт?
Резюмируем: нужен баланс между наукой и практикой?
Да! 3 ключевых принципа:
1. Конкретика – минимум абстракций, больше чек-листов и фото.
2. Гибкость – не «делайте только так», а «если бюджет мал, вот альтернатива».
3. Обучаемость – стандарт должен сам «учиться» на основе ваших исследований и нашего опыта.
Предлагаю создать рабочую группу: вы – с кейсами, мы – с методологией. Через месяц протестируем новый вариант на реальном объекте?
Договорились!
Ключевой вывод: Эффективный стандарт рождается только в диалоге. Наука дает доказательную базу, практика – «приземляет» идеи до работающих решений.
Легальная оптимизация налогов в клининге возможна?
На форуме «Один день из жизни города» ответил на этот вопрос, а также рассказал, что АРУК удалось сделать за год, Рябичев Юрий Владиславович, вице-президент НП «ОПОРА», генеральный директор Группы компаний «ПРИМЕКС».
Налоги в клининговом бизнесе: проблемы и решения.
Клининговый бизнес, как и любой другой, сталкивается со сложностями в налоговом учете. Основные проблемы связаны с выбором системы налогообложения, документальным оформлением, кадровыми вопросами и проверками.
Прогнозировать изменения в законодательстве сложно, но в сфере клининга можно ожидать появления некоторых нововведений. Среди них, например, ужесточение контроля за выплатой зарплат — борьба с «серыми» схемами продолжается (зарплаты в конвертах, неофициальные работники). Также мы наблюдаем рост проверок ФНС и трудовой инспекции. Что делать? Оформлять сотрудников официально, использовать ИП/самозанятых для части работ. Если в нынешних условиях контракты становятся несовместимыми с жизнью бизнеса, есть еще вариант: искать новые технологические решения, внедрять их на объектах и вступать в диалог с заказчиком с точки зрения экспертности.
"ОПОРА РОССИИ" в очередной раз проводить ежеквартальный налоговый мониторинг.
Уважаемые коллеги! "ОПОРА РОССИИ" в очередной раз проводить ежеквартальный налоговый мониторинг.
Для дальнейшего конструктивного обсуждения налоговой политики с центральным аппаратом ФНС необходимо получить от Вас максимальную обратную связь!
Прошу поучаствовать в опросе и максимально широко распространить по Вашим коллегам https://forms.gle/YZdgzWsmmdrFbX7L6 .
Черный список заказчиков клининга.
Клининговые компании в работе встречают угрозы со стороны заказчика, что компанию внесут в черный список контрагентов. Клининговая компания больше не заключит контракт с этим заказчиком. Запрет бывает действует на конкретный промежуток времени или навсегда. Заказчики ставят в запрет компании, по отношению к которым сами виноваты.
Два года назад компания ООО «Дженель Стафф» оказывала услуги «Корпорации АНД» по уборке территории прилегающей к «Лайф Арена» во время строительства комплекса. В момент запуска комплекса шел сильный снег, и заказчик умолял не подвести, выводить дополнительную технику. «Дженель» выполнила их просьбы. Затем у АНД происходят смена руководства на объекте и с нами расторгают контракт и не оплачивают выполненные и подписанные работы.
ООО «Дженель стафф» обратилось в суд. АНД как могли затягивали суд, дошли до Арбитажа. Эпопея длилась 9 месяцев. Суд мы выиграли, деньги получили с неустойкой.
Через год участвуем в тендере у «А101», которая теперь входит в тот же холдинг что и «Корпорация АНД» и нас не пропускает СБ. Причина наши выигранные суды с ООО «Амфион».
Задаю вопрос коллегам: «Не пора ли и нам создать «черный список» компаний и некоторых персон заказчиков?»
Вопрос по поводу персон не случайный. Прошедшим летом работали с известной строительной компанией. «Дженель» помыла 5 объектов. На трех нас благодарили, на одном со спорами, но платили, на пятом объекте выбивание денег превратилось в эпопею. Деньги получили, но проблемы создавали не на уровни компании, а конкретные персоны. Причина, по-видимому, была в том, что не «заносили». Винить компанию и заносить в черный список неверно. Конкретного персонажа в черный список занести бы стоило.
Подобная ситуация и с другой строительной компанией. На одном объекте нас обманули, на другом работаем до сих пор. Работать со строительными компаниями непросто. Бюрократия создает сложности. Но, когда еще и отдельные личности ведут себя непорядочно, контракт где работают такие пассажиры заключать опасно. Потом они еще переходят из одной организации в другую. Стоит следить за перемещением этих людей и сообщать коллегам и руководству компаний.
Возможно, список где-то ведется. С радостью добавлю от себя информацию. Если нет, предлагаю завести «черный список». Клинеры тоже не ангелы и информация в списке может быть не совсем точной. Но, всё равно, помотреть в такой список я бы хотел прежде чем участвовать в тендере.
Напишите, пожалуйста, у кого есть такой список – обменяемся. Напишите, что думаете по этому поводу.
