Клининговая компания — подрядчик, на котором можно сэкономить и в случае необходимости легко заменить.
Зачастую Заказчику важней цена, чем качество услуги, а демпинг и острый дефицит линейного персонала способствуют настойчивости снижения цены договора.
Заказчик старается включить в договор отсрочку платежей до 60 дней.
Условия договоров крупных клиентов выворачивают руки, пестрят неадекватными штрафами и удобными Заказчику условиями для снижения стоимости.
Приведём конкретный пример договора, содержащего подводные камни для клининговой компании.
Как вам пункт из одного договора, предложенного заказчиком?
«Стороны договорились, что в случае выявления Заказчиком либо третьими лицами хищения (в том числе предотвращенных сотрудниками Заказчика попыток хищения) представителями Исполнителя любого имущества Заказчика, Исполнитель обязуется в кратчайшие сроки (не более 5 (пяти) дней с даты направления Заказчиком уведомления) возместить Заказчику все причиненные убытки, а также выплатить штрафную неустойку в размере семикратной стоимости похищенного имущества (либо имущества, попытка хищения которого предотвращена). Стороны подтверждают право Заказчика в одностороннем внесудебном порядке удержать подлежащую оплате Исполнителем сумму денежных средств из суммы задолженности Заказчика перед Исполнителем по оплате Услуг».
В 7 раз! Это на каком таком основании? А действия в одностороннем порядке? А доказательная база попытки хищения?
При этом клининговые компании пытаются сохранять позиции и взять клиента любой ценой. Как раз в таких условиях, когда договоры низко маржинальные, а проблемы с персоналом все масштабней, нужно с пристальным вниманием относиться к договорам и прописанным в них обязательствам.
В противном случае, на первый взгляд «вкусные» контракты могут стать убыточными.
Разберем некоторые ошибки, которые допускают компании в договорах, грозящие серьезными штрафами от Заказчика или дополнительными затратами:
1. Указаны заведомо невыполнимые сроки устранения замечаний по уборке
10 минут — время, которое было в договоре у одной клининговый компании.
Десять минут, чтобы увидеть в чате сообщение с замечанием от Заказчика, донести до непосредственного исполнителя, исполнителю быстро отреагировать, бросив текущие обязанности дойти до нужного места, убрать и отчитаться об устранении. Иначе — штраф. Понятно, что компании стоило невероятных усилий и нервов соответствовать этому пункту договора.
При этом Заказчик периодически целенаправленно устраивал для них ловушки, где-то в неприметном месте оставляя мусор в конце смены клининга.
Когда подобные условия прописаны в договоре, у недобросовестных заказчиков есть инструменты для существенного снижения ежемесячного платежа за услуги и они этим пользуются.
Это касается и сроков предоставления замены персонала. Поэтому, если понимаете, что эти условия для вас сложно выполнимы, не стоит их принимать.
Безусловно, можно обеспечить исполнение самых жестких требований и сроков, вопрос цены, готов ли заказчик за это платить и оценки своих компетенций и возможностей.
Например, сейчас на рынке уже есть решения, позволяющие автоматизировать и ускорить работу с заявками и замечаниями клиентов.
2. Четко не прописаны условия расторжения договора или эти условия очень не выгодны клининговый компании
Важным условием договора является возможность каждой из сторон отказаться/частично отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке, уведомив об этом другую сторону в письменном виде. И есть большая разница в том, какой срок уведомления будет указан, 30 или 90 дней до предполагаемой даты расторжения договора. А если подобного пункта вообще нет, если заказчик не пойдет вам навстречу, договор досрочно можно будет расторгнуть только через суд.
В случае, приведенном выше, как раз был установлен срок уведомления — 90 дней. И та бедная компания, уразумев, что влипла с этими 10-ти минутными штрафами, вынуждена была в таких условиях работать три месяца перед тем, как смогла расторгнуть договор и убежать с этого объекта.
3. Не прописан в договоре порядок приемки работ
Кто будет проверять? С какой периодичностью? Какие условия устранения замечаний? Где они фиксируются? Сейчас есть договоры, например, с оценкой по чек-листу, а есть - по анкетам качества. Эти методы существенно разнятся.
Приемка работ — это один из самых важных пунктов договора.
На этом этапе часто возникают сложности, особенно на объектах с большой проходимостью. Здесь чистота - понятие субъективное. И кто-то из заказчиков это понимает, а кто-то - нет.
Например, при проверке уборки санузла в торговом центре, если прийти через 10 минут после проведенных работ, может сложиться впечатление, что там вообще не убирали.
В данном случае правильней будет проверить качество сразу после ее выполнения.
Следует четко прописать в договоре время и периодичность проверки уборки по различным типам помещений.
4. Не указаны в договоре критерии оценки качества
В клининге, как и в любой другой услуге, есть нормативные документы, регламентирующие деятельность: ГОСТы, СанПины и прочие. Там указаны требования к организации работ на отдельных типах помещений и критерии качества. Обращайте внимание, какие нормативные документы указаны в договоре и насколько это обосновано.
У нас был случай, когда заказчик при уборке обычных офисных помещений требовал соблюдения нормативов по уборке и дезинфекции как в медучреждении. И хотя это не было закреплено в договоре, нам все равно пришлось долго отстаивать и аргументировать необоснованность таких желаний заказчика.
5. Отсутствие или формально оформленная технологическая/маршрутная карта объекта
Правильно оформленная Технологическая карта, отражающая метод уборки, алгоритм и маршрут выполнения работ, согласованная с Заказчиком, может защитить вас от необоснованных претензий. Например, замечания по неубранным в среду поверхностям, которые должны по графику быть убраны в четверг.
Еще очень важно, чтобы все изменения данных документов, которые происходят по инициативе заказчика, оформлялись в письменном виде в формате деловой переписки.
Был у нас случай, когда представитель Заказчика каждую неделю менял периодичность или последовательность работ, а потом сам предъявлял претензии, забывая, что это были его решения. Изменить эту ситуацию помог перевод всех пожеланий Заказчика в формат официальной коммуникации в корпоративной почте и утверждение документально всех новых условий.
6. Допущение изменений условий договора по инициативе заказчика на словах, не прописывая их в договоре
Даже если у вас прекрасные отношения с представителем Заказчика и изменения будут в вашу пользу, лучше официально подписать дополнительное соглашение к договору. Через некоторое время его могут перевести в другой филиал или уволить, и новый руководитель может не понять, почему ваша деятельность отличается от утвержденной в договоре.
7. Заключение договора с космическими суммами штрафных санкций
Даже если вам очень хочется получить данный контракт, ведите переговоры, представляйте протокол разногласий и отстаивайте свои условия. Заказчики, даже самые крупные, часто готовы пойти навстречу и некоторые условия изменить.
А если он не согласен, сто раз подумайте, стоит ли заключать договор, тратить свое время и ресурсы, отдавая себе отчет в возможности серьёзных последствий.
8. Всегда указывать в договорах количество персонала, задействованного в уборке
Если нет принципиального на то требования заказчика, то лучше не указывать. Возможно, со временем вы сможете найти способы без потери качества оптимизировать штат, но если количество указанно в договоре, то это сокращение может стать ненадлежащим оказанием услуг и повлечет уменьшение оплаты за услуги.
В завершение еще несколько общих советов по составлению договоров с Заказчиком:
1. Предоставляйте для заключения клиентам свой договор, не типовой, скачанный из интернета, а ваш, проработанный с юристом, защищающим ваши права и интересы
2. Старайтесь стоимость предоставляемых товаров и услуг, количество которых сложно прогнозировать (например, расходные материалы для санузлов, вывоз снега и т.д.), выносить отдельно за стоимость основной суммы договора с оплатой по факту. Если Заказчик не соглашается, то постарайтесь включать в основную стоимость конкретное количество, а при превышении предусмотренных объёмов разницу заказчик оплачивает дополнительно.
3. Проверяйте полномочия лиц, которые подписывают договор и акты выполненных работ. Это очень важно, если дойдет дело до судебных разбирательств.
4. Не нужно забывать, что у заказчика тоже есть обязательства. Прописывайте требования по обеспечению помещением для клинерской, коммунальными ресурсами, своевременной приемки работ и прочие.
Ольга Кравченко,
руководитель клининговой компании «ЧистоДел», школы клининга Ольги Кравченко,
сооснователь Всероссийского отраслевого клуба клининговых компаний CleanUpClub”
